Globale Einstellungen
In den globalen Einstellungen erfolgt die Konfiguration der Optionen für den Abwesenheitskalender für das gesamte Unternehmen.
Projekt zum Verwalten der Abwesenheitsarten
Um Urlaube und andere Fehlzeiten beantragen zu können, muss ein Projekt ausgewählt werden, dessen Tätigkeiten als Abwesenheitsarten genutzt werden können.
Standardmäßig ist dies in TimePunch das Projekt „Sonstiges“, das vordefinierte Einträge wie „Krank“, „Urlaub“ oder „Überstundenabbau“ enthält. Alternativ kann jedoch jedes andere Projekt für Abwesenheitsanträge verwendet werden.
Dienstreise-Buchungen
Für Dienstreisen können abweichende Start- und Endzeiten von den Standardarbeitszeiten erforderlich sein. Diese Zeiten lassen sich in den Kalendereinstellungen festlegen und gelten ausschließlich für Anträge vom Typ „Dienstreise“.
Vertreter*in und Vertretungspflicht
In den globalen Einstellungen kann festgelegt werden, ob bei Abwesenheitsanträgen zwingend eine Vertretung hinterlegt werden muss. Wird eine Vertretung angegeben, erhält diese eine E-Mail und wird gebeten, der Abwesenheit zuzustimmen. Stimmt die Vertretung nicht zu, wird die zuständige genehmigende Person darüber informiert.
Hinweis: Wenn die Vertretung in den Optionen als nicht zustimmungspflichtig gekennzeichnet ist, wird die Zustimmung der Vertretung implizit angenommen.
Automatische Genehmigung von Remote-Work-Anträgen (z. B. Home-Office)
Wenn diese Option aktiviert ist, werden Anträge auf Home-Office oder mobiles Arbeiten automatisch genehmigt – eine separate Freigabe durch die Führungskraft ist nicht erforderlich. Mitarbeitende können ihre Remote-Tage damit eigenständig und flexibel planen.
In der Übersicht werden genehmigte Tage als Remote-Tage gekennzeichnet. Alle Zeitbuchungen, die an solchen Tagen erfolgen, lassen sich in den Auswertungen gezielt als Remotearbeitszeit bzw. Remotearbeitstage analysieren.
Nur zugeordnete Mitarbeitende und Gruppen anzeigen
Wenn diese Option aktiviert ist, sehen Mitarbeitende ausschließlich die Gruppenkalender, in denen sie selbst tätig sind. Dadurch wird verhindert, dass teamfremde Kalenderdaten sichtbar sind.
Auch wenn Mitarbeitende lediglich Anwesenheiten und Abwesenheiten anderer Personen einsehen können, hilft diese Einschränkung dabei, datenschutzrechtliche Bedenken auszuräumen.
Krankmeldung am selben Tag
Meldet sich eine Mitarbeiterin für den aktuellen Tag krank, ist keine gesonderte Genehmigung durch die Führungskraft erforderlich.
Eine Genehmigung wird nur dann notwendig, wenn:
- mehrere Krankheitstage beantragt werden oder
- der beantragte Kranktag in der Zukunft liegt.
Genehmigungshirarchie
Es kann definiert werden, aus welcher Gruppe (Team, Abteilung, Niederlassung) die Genehmigung durch die Leitung oder deren Assistenten eingeholt werden muss. Wenn beispielsweise Team und Abteilung ausgewählt sind, muss die Abwesenheit zunächst durch die Teamleitung und anschließend durch die Abteilungsleitung genehmigt werden.
Mit der Option „per E-Mail informieren“ kann eingestellt werden, welche Gruppenleitungen (Team, Abteilung, Niederlassung) bei genehmigten Abwesenheiten der Gruppenmitglieder benachrichtigt werden.
Überschreiben der Gruppengenehmigungen / Genehmigungshirarchie
Ist diese Einstellung aktiviert, kann eine manuell festgelegte Freigabe die global definierte Genehmigungshierarchie überschreiben. Diese Funktion ist sinnvoll, wenn bestimmte Mitarbeitende die Genehmigung direkt von einer spezifischen Person, z. B. dem Geschäftsführer, einholen sollen.
Wichtig:
Mitarbeitende stellen immer in ihrer Primären Gruppen die Abwesenheitsanträge. Gruppenleitungen in den Sekundären Gruppen, werden nur über den genehmigten Abwesenheiten informiert.
Als weitere Einstellung können zusätzliche Empfänger für angenommene Abwesenheitsanträge festgelegt werden. Dies ist z.B. dann sinnvoll, wenn die Personalabteilung oder der Chef über die genehmigten Urlaube informiert werden soll. Im Fall der Genehmigung eines Antrags erhalten alle Empfänger in der Liste, die Bestätigungsemail in CC gesendet.